Obligația cunoscută drept declarație beneficiar real cere firmelor din România să indice persoana fizică ce le deține sau le controlează în ultimă instanță. Subiectul este explicat în materialele publicate de ADISAF, care arată cine trebuie să declare, când reapare obligația și ce riscuri apar în caz de neconformare. Prezentarea de mai jos grupează aceste informații pentru antreprenorii care vor să înțeleagă din timp ce presupune o astfel de formalitate.
Cine este beneficiarul real și cum se identifică
Calitatea de beneficiar real aparține exclusiv unei persoane fizice, nu unei societăți. Reglementarea decurge din legislația privind prevenirea și combaterea spălării banilor (Legea 129/2019, cu modificările ulterioare), iar scopul este ca autoritățile să știe cine controlează efectiv o societate, indiferent de organigrama formală. Chiar dacă firma aparține altei societăți, legea urmărește persoana aflată la capătul lanțului de control.
Pragul de referință este o participație care depășește 25% din capital sau din voturi, deținută direct ori prin intermediari. Contează și controlul exercitat prin alte mijloace, de pildă prin drepturi speciale prevăzute în actul constitutiv. Dacă nicio persoană nu întrunește aceste criterii, este considerat beneficiar real administratorul sau persoana din conducerea de vârf a firmei.
Exemplele din ghidurile ADISAF ajută la înțelegere. Într-un SRL cu doi asociați, unul cu 60% și celălalt cu 40% din părțile sociale, ambii sunt beneficiari reali, deoarece fiecare depășește pragul. În schimb, într-o societate cu cinci asociați, fiecare cu câte 20%, și fără un control suplimentar al vreunuia, calitatea revine, de regulă, administratorului.
Declarație beneficiar real: cine o depune și când
Conform prezentării ADISAF, declarația privind beneficiarul real reprezintă o obligație prevăzută de lege pentru firme și organizații neguvernamentale. Ea revine reprezentantului legal, de obicei administratorul, sau unui împuternicit, și se dă pe propria răspundere. Se aplică societăților comerciale, precum și asociațiilor și fundațiilor, care au un regim propriu de declarare. În cazul societăților deținute doar de persoane fizice, ale căror date se regăsesc deja în documentele registrului, depunerea periodică a fost simplificată, dar orice schimbare a structurii de deținere sau de control impune actualizarea.
Momentele în care apare obligația sunt, în mare:
- la înființare, odată cu dosarul de constituire;
- la orice modificare a datelor despre beneficiarul real, în termenul general de 15 zile de la producerea schimbării;
- periodic, în cazurile prevăzute de lege, în special la organizațiile neguvernamentale.
Registrul beneficiarilor reali: scop și acces la date
Informațiile declarate ajung în Registrul beneficiarilor reali, o evidență centralizată, ținută la nivel național, creată pentru combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului. Pentru societățile comerciale, datele ajung la Oficiul Național al Registrului Comerțului, împreună cu celelalte informații ale firmei, iar în cazul asociațiilor și fundațiilor datele sunt gestionate împreună cu Ministerul Justiției.
Nu toate datele sunt accesibile publicului fără justificare. Accesul este reglementat pentru protecția datelor cu caracter personal; autoritățile competente și entitățile obligate la măsuri de conformitate le pot consulta. Din acest motiv, declarația trebuie să reflecte structura reală de control, nu doar pe cea din actul constitutiv.
Actualizare beneficiar real: situațiile care o declanșează
Se crede adesea că formalitatea se încheie la înființare. În practică, ghidurile ADISAF o tratează ca pe o obligație permanentă, legată de fiecare modificare din viața firmei. O declarație refăcută poate deveni necesară în mai multe situații: o cesiune ce modifică deținerile, un administrator nou care influențează controlul, o majorare de capital ce schimbă procentele sau modificarea datelor de identitate ale beneficiarului (nume, act de identitate, domiciliu).
Termenul de 15 zile curge de la data actului, iar tocmai el este încălcat frecvent, deoarece schimbările interne par lipsite de urgență. Obligația nu dispare nici atunci când firma este suspendată: dacă intervine o modificare, declarația trebuie actualizată în termen, indiferent dacă societatea este activă sau în suspendare de activitate.
Cum se completează și se depune declarația
Formularul cere, pentru fiecare beneficiar real, numele, CNP-ul sau un echivalent, cetățenia, țara de reședință, natura și întinderea controlului. Documentul este semnat de reprezentantul legal pe propria răspundere, iar depunerea se face la ghișeu, prin poștă sau în format electronic, pe portalul Registrului Comerțului, cu semnătură electronică. Pentru întocmire sunt utile actul constitutiv actualizat, datele de identificare ale beneficiarului și informațiile despre structura de deținere și control; în situațiile cu societăți intermediare se solicită și documentele acestora.
Serviciul descris de ADISAF cuprinde identificarea beneficiarului real, întocmirea declarației, depunerea, confirmarea înregistrării și asistența la actualizări. Pregătirea declarației durează, în mod obișnuit, una-două zile lucrătoare după primirea actelor.
Sancțiuni pentru nedepunere sau depunere cu întârziere
Neîndeplinirea obligației nu este o simplă neregulă administrativă. Nedepunerea sau depunerea cu întârziere se sancționează cu amendă aplicată reprezentantului legal, cu valori care, potrivit ghidului, pot ajunge la mii de lei. Dacă situația rămâne nerezolvată și după notificare, societatea riscă dizolvarea. Dincolo de sancțiunea directă, o situație neregulată poate crea dificultăți în relația cu băncile, cu partenerii sau în obținerea de finanțări. Ghidurile arată că regulile privind prevenirea spălării banilor se înăspresc, iar verificările sunt tot mai dese, pe fondul accentuării transparenței fiscale, de la e-Factura până la digitalizarea relației cu ANAF. În aceste condiții, conformarea nu mai poate fi tratată ca opțională.
Greșeli care duc la respingeri
Problemele țin mai degrabă de conținut decât de procedură. Exemplele menționate de ADISAF sunt:
- menționarea unei societăți în locul persoanei fizice care o controlează;
- neglijarea controlului exercitat indirect, prin lanțuri de participații;
- acte de identitate expirate ori date lipsă;
- neredepunerea declarației după o schimbare;
- la ONG-uri, indicarea doar a președintelui, fără o analiză reală a celor care exercită controlul.
Un alt punct de atenție este confuzia cu alte formalități, precum certificatul constatator sau înregistrarea în scopuri de TVA, care sunt obligații distincte, cu proceduri proprii.
În concluzie, o declarație beneficiar real corectă se bazează pe identificarea exactă a persoanei fizice care controlează firma, pe respectarea termenului de 15 zile la fiecare modificare și pe verificarea periodică a structurii de deținere. Materialele ADISAF prezintă obligația ca pe o componentă firească a administrării unei societăți, alături de celelalte demersuri declarative.
