În firmă, cheltuielile curente le aprobă de obicei administratorul, iar cele mari sau neobișnuite cer o decizie suplimentară, definită dinainte. Cine semnează și până la ce sumă nu se improvizează: se stabilește într-o regulă scrisă, pe care o respectă toți. Ghidurile RevistaFirmelor despre administrare sunt un bun punct de plecare.
Mai jos găsești pașii pentru o politică simplă de aprobare, pe lângă ghidurile RevistaFirmelor despre înființarea și administrarea firmei.
Pasul 1: vezi ce spun actele firmei
Într-un SRL, administratorul reprezintă societatea și poate angaja cheltuieli în limitele puterilor primite. Actul constitutiv poate restrânge aceste puteri, de pildă pentru achiziții mari, credite sau garanții. Citește-l înainte de orice altceva, fiindcă regulile interne nu pot contrazice ce ai înscris acolo.
Pasul 2: împarte cheltuielile pe categorii
Nu toate plățile au aceeași greutate. O împărțire utilă arată așa:
- cheltuieli mărunte și repetitive, cum sunt consumabilele, aprobate de responsabilul de departament;
- cheltuieli curente de funcționare, aprobate de administrator;
- cheltuieli mari sau în afara bugetului, aprobate de asociați;
- cheltuieli cu persoane afiliate, aprobate întotdeauna cu documente clare.
Pasul 3: fixează pragurile
Pragurile depind de mărimea firmei și de cifra de afaceri, deci nu există o sumă universală. Alege valori la care un asociat ar vrea să fie întrebat, apoi revizuiește-le periodic. Dacă pragul se stabilește prin decizia asociaților, ajută să știi cum se iau deciziile între asociați, mai ales când nu au toți aceeași părere.
Pasul 4: separă rolurile
Cine comandă nu ar trebui să și plătească. Un flux sănătos are patru momente: cererea, aprobarea, plata și verificarea documentului justificativ. La plățile bancare importante, dubla aprobare reduce erorile și riscul de fraudă.
Exemplu de flux într-o firmă mică
Un coleg cere pe e-mail o achiziție și atașează oferta. Responsabilul confirmă că suma încape în buget, administratorul aprobă în scris, iar contabilul verifică factura înainte de plată. Fiecare etapă lasă o urmă, iar la sfârșit dosarul achiziției se poate reconstitui în câteva minute.
Procedura de urgență
Prevede și o excepție: dacă o pagubă trebuie oprită imediat, administratorul poate plăti peste prag, cu condiția să informeze asociații și să justifice în scris, într-un termen scurt. Fără această supapă, regula riscă să fie ocolită.
Cine verifică respectarea regulii
Stabilește cine verifică respectarea regulii: contabilul, un asociat sau administratorul. O verificare lunară, prin eșantion, a câtorva plăți e suficientă ca să descopere abaterile și să arate echipei că regula e luată în serios. Dacă firma e unipersonală, regula rămâne utilă: separă banii firmei de cei personali și ușurează un control fiscal.
Greșeli care costă
Cele mai frecvente sunt aprobările verbale fără urmă, plățile fără factură și cheltuielile personale amestecate cu cele ale firmei. Toate se văd la prima verificare contabilă și pot genera impozite suplimentare sau dispute între asociați. Un alt obicei dăunător este fracționarea unei cheltuieli mari în mai multe plăți mici, doar ca să nu depășești pragul, de aceea politica trebuie să prevadă că plățile legate se însumează.
Recomandare practică
Scrie regula pe o singură pagină, cu categorii, praguri și nume, și cere fiecărui responsabil să o semneze. Politica te protejează și pe tine ca administrator, fiindcă arată că ai acționat după reguli cunoscute. Pentru alte teme de administrare, revino la RevistaFirmelor.
