Întrebarea „cât costă să deschid un magazin online” primește de obicei un răspuns care nu ajută pe nimeni: „depinde”. În realitate, bugetul unui comerț electronic cu produse fizice, stoc propriu și livrare prin curier se poate descompune în linii care pot fi estimate destul de precis pentru România anului 2026. Iar diferența dintre un proiect care ajunge pe profit în luna a zecea și unul care se închide în luna a opta nu stă aproape niciodată în prețul site-ului, ci în costurile care se repetă la fiecare comandă și în cele care nu apar deloc în planul inițial.
Analiza de mai jos pornește de la un scenariu de referință: un SRL nou, cu un asociat care lucrează efectiv în firmă, între 150 și 400 de comenzi lunar în primul an, o valoare medie a coșului de 250 de lei cu TVA și o marjă comercială brută de 35% din prețul fără TVA. Cifrele sunt orientative și variază mult între categorii, dar ordinele de mărime rămân valabile.
Investiția inițială: între 18.000 și 45.000 de lei, cu stocul pe primul loc
Costul de pornire este dominat de marfă, nu de tehnologie. Într-un scenariu realist cu 80–150 de referințe active, distribuția arată astfel:
- înființarea SRL-ului: 400–1.200 de lei (redactarea actelor, autentificări, eventual consultanță); taxele de registru pentru înmatriculare au fost eliminate, iar capitalul social nu mai are prag minim legal;
- domeniu .ro și găzduire: 45–90 de lei pe an domeniul, 250–1.200 de lei pe an găzduirea, în funcție de trafic;
- platforma: soluție open-source instalată și configurată (1.500–8.000 de lei o singură dată) sau abonament lunar la o platformă de tip SaaS (150–600 de lei pe lună, fără costul implementării);
- temă, configurare, integrare curieri și plăți: 800–4.500 de lei;
- fotografie de produs: 25–90 de lei pe referință la pachet, deci 2.500–9.000 de lei pentru 100 de produse;
- documentație juridică (termeni, politică de retur, notă GDPR, registre): 500–2.500 de lei dacă este redactată de un jurist, nu copiată;
- stoc inițial: 12.000–35.000 de lei, adică între jumătate și două treimi din tot bugetul de pornire;
- ambalaje și consumabile pentru primele luni: 1.200–3.000 de lei.
Regimul casei de marcat depinde de modul concret de încasare: plata cu cardul online și transferul bancar nu impun aparat fiscal, dar pentru ramburs merită o confirmare scrisă de la contabil înainte de prima livrare, pentru că interpretările diferă.
Costurile fixe lunare: 1.600–4.800 de lei înainte de prima comandă
Costurile fixe sunt cele care se plătesc și în lunile slabe, iar subestimarea lor este cea mai frecventă eroare de planificare. Un magazin mic, fără angajați, ajunge lunar la: contabilitate 350–700 de lei pentru un micro cu volum de câteva sute de documente, platformă și găzduire 200–650 de lei, abonamente auxiliare (email marketing, feed-uri, aplicații de recenzii, instrument de facturare) 150–700 de lei, comisioane și administrare cont bancar 50–150 de lei, spațiu de depozitare 0 lei dacă operarea se face acasă sau 900–2.500 de lei pentru 40–60 de metri pătrați în afara centrului unui oraș mare.
Primul angajat schimbă complet ecuația. La un salariu brut de 5.000 de lei, contribuția asiguratorie pentru muncă de 2,25% duce costul total al angajatorului la aproximativ 5.110 lei lunar, la care se adaugă medicina muncii, echipamentul și, adesea, un tarif suplimentar de contabilitate pe salariat. Un magazin care operează 300 de comenzi pe lună și mai are nevoie de răspuns la mesaje ajunge, în practică, în acest punct.
Contribuția per comandă: din 250 de lei încasați rămân sub 50
Aici se joacă rentabilitatea. La un coș de 250 de lei cu TVA, baza fără TVA este de circa 207 lei. O marjă brută de 35% înseamnă 72 de lei marjă și 135 de lei cost al mărfii. Din cei 72 de lei se scad costurile care apar la fiecare colet expediat:
- curierat: 14–20 de lei plus TVA pentru un colet standard sub 5 kg cu contract de volum; sub 100 de colete pe lună se aplică tarife de listă de 22–32 de lei;
- suprataxa de combustibil și taxele suplimentare: 5–12% aplicate peste tarif;
- taxa de ramburs: 3–6 lei fix sau 1–2% din suma încasată;
- ambalaj: 1,5–6 lei pentru produse obișnuite, 6–14 lei pentru fragile;
- comisionul de procesare a plății cu cardul: 1,2–2,2% plus 0,4–1 leu pe tranzacție;
- manopera de pregătire: 4–8 minute pe comandă, adică 2–4 lei la un cost orar complet de circa 30 de lei.
Suma acestor linii este de 24–28 de lei pe comandă. Rămân aproximativ 45–48 de lei contribuție, înainte de marketing și înainte de orice cost fix. Pe un marketplace, comisionul de 7–25% din valoarea vânzării, în funcție de categorie, consumă singur între 17 și 62 de lei din același coș, ceea ce face ca marjele sub 30% să fie neviabile acolo fără volum foarte mare.
Traficul plătit: costul unei comenzi poate depăși marja acelei comenzi
Un click pe căutare plătită costă în România, în categoriile comerciale competitive, între 0,8 și 3,5 lei. Rata de conversie a unui magazin nou se situează frecvent între 0,6% și 1,6%. La un cost pe click de 1,6 lei și o conversie de 1%, o comandă din trafic plătit costă 160 de lei în publicitate, adică de peste trei ori contribuția pe care o generează. Chiar la o conversie dublă și la clicuri mai ieftine, costul de achiziție rămâne în zona 50–80 de lei.
De aici rezultă o concluzie de buget, nu de marketing: modelul funcționează doar dacă marja brută urcă spre 45–55%, dacă valoarea coșului trece de 400 de lei sau dacă o parte semnificativă din comenzi vine din trafic organic, recomandare și clienți care revin. Categoriile de nișă, cu public propriu și cumpărători recurenți, schimbă vizibil calculul: fenomenul descris în articolul despre istoria vinilului și revenirea lui în atenția publicului arată cum o categorie considerată încheiată comercial poate susține prețuri, frecvență de cumpărare și o toleranță reală la costuri de livrare de 20–25 de lei pe colet, lucru pe care produsele generice nu îl permit.
Pentru un test corect al canalelor plătite, bugetul minim este de 3.000–6.000 de lei pe șase-opt săptămâni. Sub acest prag nu se acumulează suficiente date ca să se poată spune dacă o campanie funcționează, iar banii cheltuiți fragmentat pe perioade scurte se pierd integral.
Retururi, colete refuzate și stoc mort: pierderile care nu se văd în cifra de afaceri
Dreptul de retragere în 14 zile pentru contractele la distanță este o obligație legală, nu o politică comercială. Rata de retur variază între 3% și 6% la produse pentru casă și electrocasnice mici și între 15% și 35% în modă și încălțăminte. Un retur costă transportul de întoarcere (15–20 de lei), reambalarea (3–5 lei), timpul de verificare și, frecvent, o depreciere de 10–30% a produsului dacă ambalajul original a fost deteriorat.
Coletul refuzat la livrare este și mai scump, pentru că generează două transporturi și niciun venit: 25–38 de lei pierdere directă. Rata de refuz la plata ramburs este tipic de 4–12%, față de sub 1% la comenzile plătite online, ceea ce face ca stimularea plății cu cardul printr-o reducere de 2–3% să fie, aritmetic, mai ieftină decât rambursul.
A treia pierdere ascunsă este stocul mort. În mod obișnuit, 15–25% dintre referințe generează sub 5% din vânzări. Marfa aceea blochează capital, ocupă spațiu și ajunge lichidată la 30–50% reducere, adică sub costul de achiziție. Un stoc inițial de 25.000 de lei cumpărat „la preț bun, pe volum” se poate transforma astfel într-o pierdere efectivă de 4.000–7.000 de lei.
Taxele și conformarea: TVA la 21%, praguri și cost de birocrație
Cota standard de TVA este de 21%, iar cota redusă de 11%. Plafonul de scutire pentru micile întreprinderi a fost majorat la 395.000 de lei cifră de afaceri anuală. Depășirea lui obligă la înregistrarea în scopuri de TVA și pune comerciantul în fața unei alegeri de marjă: fie ridică prețul de raft cu circa 21% și pierde competitivitate, fie absoarbe taxa și își reduce marja brută cu aproape o treime. Momentul apropierii de plafon trebuie bugetat, nu descoperit.
Pe partea de impozit, plafonul pentru regimul microîntreprinderilor a coborât la 100.000 de euro, cu cote de 1% sau 3% pe venit în funcție de plafon și de obiectul de activitate; peste acest nivel se trece la impozit pe profit de 16%. Impozitul pe dividende este de 16%, la care se poate adăuga contribuția de sănătate, calculată pe praguri raportate la salariul minim. Practic, din 100 de lei profit rămași în firmă, asociatul încasează în jur de 84 de lei înainte de eventuala CASS. Fiind un domeniu care s-a modificat de mai multe ori în ultimii doi ani, orice buget serios verifică formele în vigoare la data întocmirii.
La acestea se adaugă costul de conformare: facturare electronică, raportare SAF-T pentru contribuabilii mici, module și licențe pentru toate acestea, 300–1.500 de lei pe an, plus timpul de operare.
Pragul de rentabilitate și cele cinci linii unde se scurg banii
Cu 2.650 de lei costuri fixe lunare într-un scenariu fără angajat și o contribuție de 45 de lei pe comandă, magazinul are nevoie de 59 de comenzi pe lună doar ca să iasă pe zero. Dacă jumătate dintre comenzi vin din trafic plătit cu un cost de achiziție de 70 de lei, costul mediu de marketing pe comandă devine 35 de lei, contribuția netă scade la 10–13 lei, iar pragul urcă la peste 200 de comenzi lunar. Niciunul dintre aceste calcule nu include remunerația fondatorului; adăugarea unui venit propriu de 4.000 de lei net mută pragul spre 400–500 de comenzi.
Cele mai frecvente scurgeri de bani, măsurate pe un volum de 300 de comenzi lunar, sunt previzibile: diferența dintre tariful de listă și cel negociat la curier, de 6–10 lei pe colet, înseamnă 1.800–3.000 de lei pe lună; reducerea reflexă de 10% acordată la un coș de 250 de lei costă 25 de lei, adică peste jumătate din contribuția acelei comenzi; rambursul cu 8% refuzuri costă circa 900 de lei lunar în transporturi fără venit; campaniile lăsate să ruleze fără un prag maxim de cost pe comandă consumă în tăcere 1.000–3.000 de lei; abonamentele software nefolosite se adună la 200–500 de lei pe lună.
Indicatorul care trebuie urmărit lunar nu este cifra de afaceri, ci contribuția netă pe comandă și costul total pe comandă, defalcat pe cele șase-șapte linii de mai sus. Un magazin care își cunoaște aceste două numere poate spune, în orice moment, câte comenzi mai are de făcut până la echilibru. Unul care urmărește doar încasările află abia la închiderea anului că a vândut mult și a pierdut constant.
